商会

印章文件管理制度

条  为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《东莞市湖北商会章程》制定本制度。

第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条  秘书处行文使用“东莞市湖北商会”文号。“东莞市湖北商会”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖本会印章。

第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条  以“东莞市湖北商会”发出的各类文件需经本会会长签发。

第六条  行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第八条  秘书处根据来文来函的保密等级填写《东莞市湖北商会文件传阅处理表》，报秘书长或本会领导阅批。

第九条  每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十条  本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十一条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十二条  “东莞市湖北商会” 印章使用的审批权限由秘书长行使。

第十三条  本会财务专用章由本会领导负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十四条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第十五条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第十六条  本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

东莞市湖北商会

2015年9月1日